İzleme Formları

-A +A

Yurt Dışı Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği, taahhütname, değerlendirme raporu, etkinlik katılım belgesi ve harcama belgelerinin aslının (dizi pusulası, seyahat bileti, etkinlik katılım ücreti ve otel faturası) BİDEB’e gönderilmesi ve ilgili belgelerin uygun bulunmasından sonra kişinin kendi adına açılmış banka hesabına aktarılır.

Destek ödemesinin gerçekleştirilmesi için bilimsel etkinliğin sonunda dizi pusulasına harcama belgelerinin asılları ile TÜBİTAK dışında başka bir kurum/kuruluştan destek alınıp alınmadığına ilişkin yazının eklenmesi zorunludur.

Destek alan kişilerin etkinlik sonrası BİDEB’e iletmesi gereken belgeler:

  • Dizi pusulası
     
  • Harcama belgelerinin (uçak, otobüs vb. seyahat bileti, kongre kayıt belgesi, otel faturası) asılları*
     
  • Adaya destek verilip verilmediğini ve etkinlik için izin aldığını gösteren, bağlı olduğu üniversitenin dekanlığı veya çalıştığı kurum/kuruluşun üst makamlarından alınmış resmi yazı** (Adaya kurumu tarafından destek veriliyorsa bu destek miktarı, Dizi Pusulası’nda beyan edilen harcamaların -yol, kayıt ve konaklama ücretleri- toplamından düşülür, kalan miktar TÜBİTAK tarafından ödenir. Ödenecek miktar TÜBİTAK tarafından kişiye çıkan destek üst limitinden fazla ise sadece üst limit tutarı kadar ödeme yapılır.)
     
  • Değerlendirme raporu
     
  • Etkinlik katılım belgesi (Aslı gibidir onaylı sureti yeterlidir.)
  • Kurumundan alınan imzalı/e-imzalı onaylı resmi belge;
  • Kamu kurumlarında/Üniversitelerde çalışanlar için ilgili kurumdan alınacak resmi yazı
  • Özel kuruluş veya firmalarda çalışanlar için ilgili kuruluş yetkilisi veya İnsan Kaynaklarından alınacak resmi yazı
  • Öğrenciler için ilgili Üniversiteden alınacak Öğrenci Belgesi

Etkinlik katılım belgesi, başvuru sahibinin çalıştığı kurumun yetkili birimleri tarafından onaylanmalıdır. (Noterler, Üniversiteler için Bölüm Başkanlığı, Fakülte Sekreterliği, Dekanlık, Enstitü Müdürlüğü)

Etkinliğe katılmak için alınacak uçak biletlerinin tarihleri, tercihen etkinlikten önce veya sonra 1,2 gün olması beklenmektedir. Özel durumlarda mail veya dilekçe ile mazeretinizi tarafımıza bildirebilirsiniz.

Online ödeme evrakları ile biletler başvuru sahibinin adına olması ve tüm detayları (isim soyisim, tarih, tutar, ödeme detayı vb.) içermesi koşuluyla kabul edilmektedir.

Dizi pusulasında bulunan ‘No’ kısmına ödeme belgelerinde bulunan fatura-fiş numarası bilgisini yazabilirsiniz.

Kur hesaplamasında ödemenin yapıldığı günden bir önceki günün TCMB ‘Döviz Alış’ kuru seçilerek hesaplama yapılmalıdır.

Destek kararı çıkmasına rağmen konferansa katılamamış veya katılamayacak adayların sonraki dönemlerde tekrardan başvuru yapabilmesi için ilgili başvurularını imzalı bir dilekçe göndererek geri çekmeleri gerekmektedir. Destek kararı yalnızca başvuru kapsamındaki ilgili etkinlik için geçerli olduğundan başka bir etkinlik için saklı tutulamaz.

Katılım sertifikası mail formatında olan bursiyerler, dönüş evrakları kapsamında ilgili maili doğrudan bideb.sm@tubitak.gov.tr adresine iletebilir ve bir kopyasını dosyalarına ekleyebilirler.

Etkinliğin ertelenmesi, tarih veya yer değişikliği durumunda başvuru sahibinin imzalı bir dilekçe ile durumu tarafımıza bildirmesi gerekmektedir. Değerlendirme sonucu başvuru sahibine bildirilecektir.

TÜBİTAK dışında başka bir kurumdan da destek alınması durumunda, destek istenen ödeme belgelerinin orijinalleriyle birlikte diğer kurumdan ne kadar ve hangi kalemlerde destek alındığına ilişkin resmi bir yazının kurumumuza iletilmesi gerekmektedir.

* Yol gideri kapsamında şehir içi ulaşım giderleri karşılanmaz. Uçak ve otel harcamalarına ilişkin rezervasyon aşamasını gösteren belgeler kabul edilmez.

**Kurum/kuruluşlardan temin edilen resmi yazıların asılları veya aslı gibidir onaylı suretleri gerekmektedir.

(Güncelleme tarihi 02.01.2018)