S.S.S.

-A +A

BAŞVURU

 

1. Başvuru ne zaman ve nasıl yapılmalıdır?

Başvuru dönemleri ve programla ilgili duyurular program sayfasında ilan edilmektedir. Adayların gelişmeleri program sayfasından takip etmeleri gerekmektedir.

Başvuruların en geç etkinliğin düzenleneceği aydan bir önceki başvuru döneminde yapılması gerekmektedir. Başvuru dönemi içerisinde veya öncesinde düzenlenmiş, geçmiş bir etkinlik için başvuru yapılamaz.

Başvurular, E-BİDEB başvuru sistemi e-bideb.tubitak.gov.tr adresi üzerinden çevrimiçi olarak yapılır. Başvuru evrakları E-BİDEB başvuru sistemine çevrimiçi olarak yüklenmekte olup başvuru, çevrimiçi başvuru sistemi üzerinden başvurunun onaylanması ile tamamlanır.

Aday bilgilerinin mevcut sistemdeki verilerle uyuşmaması durumunda, kişiler arbis@tubitak.gov.tr mail adresi üzerinden iletişime geçebilirler.

 

2. Başvuru dönemi içerisinde onaylı başvuruda değişiklik/güncelleme yapılabilir mi?

Evet. İlgili dönemin başvuru son tarihine kadar sistem üzerinden başvuru onayı kaldırılarak bilgi ve belge güncellemesi yapılabilir ve başvuru tekrar onaylanabilir.

 

3. Başvuru dönemi kapandıktan sonra belge eklemesi veya güncellemesi yapılabilir mi?

Hayır. Değerlendirme yalnızca sistemdeki belgeler üzerinden yapılmaktadır. Başvuru süreci sona erdikten sonra gönderilen herhangi bir belge dikkate alınamaz ve ek evrakla tekrardan değerlendirme yapılması mümkün değildir.

 

4. Başvuru geri çekme işlemi nasıl yapılır?

Başvuru geri çekme işlemi BİDEB adresine gönderilecek ıslak imzalı bir dilekçe aracılığıyla yapılmaktadır. İlgili dilekçede mutlaka başvuru yılı ve dönemi belirtilmelidir.

 

5. Bildiride ilk yazar veya sorumlu yazar değilim. Ne yapmalıyım?

Çok yazarlı bildirilerde başvuran kişinin ilk yazar veya sorumlu yazar olmaması durumunda, ilk yazar/ sorumlu yazarlardan imzalı muafiyet yazısı alınmalıdır. İlgili yazıda, bildiri sunumunun ilk yazarın bilgisi dahilinde gerçekleşeceğinin ifade edilmesi gerekmektedir. Örnek formata başvuru formları sayfasından ulaşabilirsiniz.

 

6. Çevrimiçi başvuru formunu imzalayıp BİDEB’e posta yolu ile göndermem gerekiyor mu?

Hayır. Başvuru formunun BİDEB’e gönderilmesine gerek yoktur. Başvurunun sistem üzerinden onaylanması yeterlidir.

 

7. Yaz/Kış okulu destekleniyor mu?

Yaz/Kış okulu desteği program destek kapsamından çıkarılmış olup, bu tür eğitimler için destek verilmemektedir.

 

DEĞERLENDİRME

 

1. Başvuruların belge kontrolü nasıl yapılmaktadır?

Başvuru belgeleri programın başvuru koşulları doğrultusunda kontrol edilir. Başvuru koşullarından herhangi birini sağlamayan ve belgeleri tam olmayan başvurular inceleme sonucunda iade edilir. Bu aşamayı geçemeyen başvuruların sonuçları sistemde BİDEB İade olarak gözükmektedir.

 

2. Başvuruların iade edilmesinin genel sebepleri nelerdir?

2018 yılı başvuru dönemleri baz alınarak yapılan istatistik çalışmasında başvuruların yaklaşık %20’sinin ön inceleme aşamasında elendiği görülmektedir.

Ön inceleme aşamasında karşılaşılan eksik ya da hatalı başvuruların sebepleri şunlardır:

  • İade sebeplerinin %10’u gidilecek olan etkinliğin hakemli ve en az üçünsünün olduğunu gösteren belge veya ekran görüntüsü eklenmemesinden kaynaklanmaktadır. Başvuru sahipleri genel olarak etkinliğin bilim kurulu listesini sisteme yüklemektedir fakat bu belge etkinliğin hakemli bir etkinlik olduğunu göstermemektedir. Hakemli etkinliğin ispatı için aşağıdaki unsurlardan en az birinin bulunması gerekir:
  1. Hakem raporları,
  2. Makale kabulünün hakem değerlendirmesinden geçtikten sonra yapıldığını gösteren bir ibare,
  3. Kongre tanıtımında makale kabul sürecinin peer review, blind review, according to reviewers/referees gibi ifadelerle hakem değerlendirmeleri sonucunda yapıldığını gösteren bir ibare.
  • Kabul mektubunun bulunmaması,
  • Kabul mektubunda sözlü sunum yapılacağı bilgisinin bulunmaması,
  • Etkinlik bilgilerinin sisteme yanlış girilmesi,
  • 35 yaş sınırının aşılması ,

 

3. Bilimsel Değerlendirme yöntemi nasıldır?

Ön inceleme aşamasını geçen başvuruların Bilimsel Değerlendirmesi, BİDEB tarafından oluşturulan Danışma Kurulu üyeleri yada alanında uzman kişilerin görüşleri alınarak yapılmaktadır.

 

4. Bilimsel Değerlendirme hangi kriterlere göre yapılmaktadır?

Bilimsel Değerlendirme aşamasında başvurular, başvuru sahibinin akademik çalışmaları ve bilimsel etkinliğin değeri kriterlerine göre değerlendirilmektedir.

 

SONUÇLAR

 

1. Başvuru sonuçları ne zaman açıklanmaktadır?

Başvuru sonuçları, başvuru döneminin kapanış tarihinden itibaren 3 ay içerisinde açıklanmaktadır.

 

2. Başvuru sonucunu nasıl öğrenebilirim?

Desteklenecek başvurular ve destek miktarları Başkanlık onayı ile kesinleşir. Sonuçlar liste halinde yayınlanmayıp, başvuru sahiplerinin sonuçları e-bideb hesapları üzerinden kontrol etmeleri gerekmektedir. Sonucu açıklanan dönemler program sayfasında ilan edilmektedir.

 

3. Başvuru sonucunun "BİDEB İade" olarak gözükmesi ne demektir?

BİDEB İade: Başvurunun ön incelemede elendiği anlamına gelmektedir. İlgili başvuru aşağıdaki sebep veya sebeplerden uygun bulunmamıştır;

  • Etkinliğin hakemli ve ilgili program şartlarında belirtilen yıla göre düzenli olarak yapılıyor olma şartını sağlamaması/ başvuruda bu bilginin belirtilmemesi
  • Kabul mektubunda sözlü sunum yapılacağı bilgisinin bulunmaması
  • 35 yaş sınırının aşılması
  • Program şartlarında belirtilen belgelerin istenen kriterlere uygun olmaması veya eksik olması.

 

4. Başvuru sonucunun "Başvurusu Reddedildi" olarak gözükmesi ne demektir?

Başvurusu Reddedildi: Ön incelemeyi geçen başvurunun bilimsel değerlendirme kriterlerine göre yapılan bilimsel değerlendirme neticesinde ilgili dönem Grup Yürütme Kurulunda belirlenen destek baraj puanının altında kaldığı için Kurul kararı ve Başkanlık onayı ile reddedildiği anlamına gelmektedir.

 

5. Başvuru sonucunun "Destekleniyor" olarak gözükmesi ne demektir?

Destekleniyor: Ön inceleme ve Bilimsel değerlendirme aşamalarını geçen başvurunun ilgili dönem Grup Yürütme Kurulunda belirlenen destek baraj puanının üstünde kaldığı için Kurul kararı ve Başkanlık onayı ile kabul edildiği anlamına gelmektedir.

 

 

İZLEME ve ÖDEME

 

1. Destek kapsamında hangi giderler karşılanmaktadır?

Destek kapsamında Yol, Konaklama ve Katılım Giderleri karşılanmaktadır. Bu ödemelerle ilgisi olmayan evrakların gönderilmemesi gerekmektedir. Dönüş evrakları destek kararının veya etkinlik bitiş tarihinin ardından (BİDEB adresine) postayla veya elden ulaştırılmalıdır.

 

2. Etkinliğe en erken ne zaman gidilebilir ve en geç ne zaman dönülebilir?

Program kapsamında etkinlik tarihleri boyunca yapmış olduğunuz konaklamalar karşılanmaktadır. Bu sebeple etkinliğe katılmak için alınacak yolculuk biletlerinin (Uçak, Otobüs, Tren vb.) tarihleri, tercihen etkinlikten önce veya sonra 1,2 gün olması beklenmektedir. Özel durumlarda mail veya dilekçe ile mazeretinizi tarafımıza bildirebilirsiniz.

 

3. Destek kazandıktan kaç gün sonra destek belgeleri gönderilmelidir?

Desteklenmeye hak kazanan adayların ilgili program sayfası üzerinden izleme formları ve yükümlülükler sayfalarını okuyarak gerekli izleme formlarını 20 günü içerisinde BİDEB’e postayla iletmeleri gerekmektedir.

 

4. Dizi Pusulası nasıl doldurulmalıdır?

Dizi Pusulasına destek kapsamında yapılan harcamalara ait bilgiler yazılmalıdır. Dizi pusulasında belgenin cinsi kısmına fatura/dekont/bilet gibi bilgiler girilmelidir. Dizi pusulasında bulunan ‘No’ kısmına ödeme belgelerinde bulunan fatura-fiş numarası bilgisini yazabilirsiniz. Yol ücreti için fatura ibraz edilmesine gerek yoktur. Ancak ödeme yapılabilmesi için bu kalemin dizi pusulasına girilmesi gerekmektedir.

 

5. Destek kapsamında şehir içi ulaşım masrafları karşılanıyor mu?

Program kapsamında şehir içi ulaşım giderleri karşılanmamaktadır.

 

6. Elektronik fatura/bilet veya online ödeme belgeleri kabul ediliyor mu?

Online ödeme belgeleri ile elektronik fatura/biletler başvuru sahibinin adına olması ve tüm detayları (isim-soy isim, tarih, tutar, ödeme detayı vb.) içermesi koşuluyla kabul edilmektedir. Uçak ve otel harcamalarına ilişkin rezervasyon aşamasını gösteren belgeler kabul edilmez.

 

7. Etkinlik katılım belgesi mail yolu ile geldi ne yapmalıyım?

Katılım sertifikası mail formatında olan bursiyerler, dönüş evrakları kapsamında ilgili maili doğrudan bideb2224@tubitak.gov.tr ve bideb.sm@tubitak.gov.tr veya bideb.mades@tubitak.gov.tr adreslerine iletebilir ve bir kopyasını dosyalarına ekleyebilirler.

 

8. Etkinlik Katılım Belgesini/Sertifikasını onaylatmalı mıyım? Katılım Belgesi/Sertifika kim tarafından onaylanmalıdır?

Katılım Belgesinin orijinalini göndermeniz halinde onaylatmanıza gerek yoktur. Katılım Belgesinin kopyasını göndermeniz halinde 'Aslı Gibidir' olarak onaylı olması gerekmektedir.

Etkinlik katılım belgesi, başvuru sahibinin çalıştığı/öğrenim gördüğü kurumun yetkili birimlerinden herhangi birinden (Üniversiteler için Bölüm Başkanlığı/Fakülte Sekreterliği/Dekanlık/ Enstitü Müdürlüğü vb. Kurum ve Firmalar için Genel Müdürlük/Daire Başkanlığı/İnsan Kaynakları vb.) veya Noter tarafından onaylanmalıdır.

 

9. Etkinliğe katılım için TÜBİTAK dışında başka bir kurumdan da destek alabilir miyim?

TÜBİTAK dışında başka bir kurumdan da destek alınması durumunda, destek istenen ödeme belgelerinin orijinalleriyle birlikte diğer kurumdan ne kadar ve hangi kalemlerde destek alındığına ilişkin resmi bir yazının kurumumuza iletilmesi gerekmektedir. Bu destek miktarı, Dizi Pusulası’nda beyan edilen harcamaların -yol, kayıt ve konaklama ücretleri- toplamından düşülür, kalan miktar TÜBİTAK tarafından ödenir. Ödenecek miktar TÜBİTAK tarafından kişiye çıkan destek üst limitinden fazla ise sadece üst limit tutarı kadar ödeme yapılır.

 

10. Etkinliğe katılamadım. Desteğimi başka bir etkinlik için kullanabilir miyim?

Destek kararı çıkmasına rağmen konferansa katılamamış veya katılamayacak adayların sonraki dönemlerde tekrardan başvuru yapabilmesi için ilgili başvurularını imzalı bir dilekçe göndererek geri çekmeleri gerekmektedir. Destek kararı yalnızca başvuru kapsamındaki ilgili etkinlik için geçerli olduğundan başka bir etkinlik için saklı tutulamaz.

 

11. Etkinliğin ertelenmesi, tarih veya yer değişikliği durumunda ne yapmalıyım?

Etkinliğin ertelenmesi, tarih veya yer değişikliği durumunda başvuru sahibinin imzalı bir dilekçe ile durumu tarafımıza bildirmesi gerekmektedir. Değerlendirme sonucu başvuru sahibine bildirilecektir.

 

12. Destek ödemelerinin takibi nasıl yapılır?

Destek ödemelerinin takibi için bideb.sm@tubitak.gov.tr veya bideb.mades@tubitak.gov.tr mail adresleri üzerinden MADES (Mali Denetleme ve Sözleşmeler Müdürlüğü) iletişime geçebilirsiniz.