a. Başvurunun, etkinliğin düzenleme kurulunda yer alan, yurt içinde ikamet eden ve üniversite/eğitim ve araştırma hastanesi/araştırma enstitüsünde çalışan en az doktora eğitimini tamamlamış etkinlik yürütücüsü (gerçek kişi) tarafından yapılması,
b. Etkinlik yürütücüsünün görev yaptığı kurumdan başvuruya konu etkinliği gerçekleştireceğine dair resmi yazı alınması (Yazı içeriğinde etkinlik yürütücüsünün ve etkinliğin ismi açıkça belirtilmelidir)
- Üniversitelerde ve bağlı hastane/enstitülerde vb. kuruluşlarda görev yapan kişiler, Üniversite Rektörü veya Rektörün yetki verdiği üniversite yöneticisinden,
- Üniversitelere bağlı olmayan araştırma merkezlerinde/enstitülerinde görev yapan kişiler, Merkez Başkanı/Enstitü Müdürü’nden,
- Üniversitelere bağlı olmayan hastanelerde görev yapan kişiler Hastane Yöneticisi/Başhekim veya yetki verdiği Başhekim Yardımcısı’ndan resmi yazı almalıdır.
c. Etkinliğin en az 100 katılımcı ile gerçekleştirilecek olması,
d. Etkinliğin hakemli etkinlik olması,
e. Etkinliğin en fazla 4 yıl ara ile düzenleniyor olması,
f. Etkinliğin en az 2’ncisinin düzenlenecek olması,
g. Düzenlenecek etkinliğe ilişkin bilgilerin yer aldığı, kendine özgü ve güncel bir internet sayfasının olması, (İnternet sayfasında etkinliğin düzenleme kurulu ve bilim kurulu üyeleri ile etkinliğin konusu, amacı, kapsamı, düzenleneceği yer ve tarih açıkça belirtilmelidir. Başka internet sayfalarındaki reklam, afiş, haber vb. duyurular özgün internet sayfası olarak kabul edilmez. Destek istenen etkinliğe ait belirtilen içeriklere sahip internet sitesinin ilgili başvuru döneminin kapanış tarihi itibarıyla tamamlanmış ve aktif olması zorunludur. Bu tarihten sonraki düzenlemeler değerlendirmeye alınmayacaktır.)
h. Etkinlik düzenleme kurulunun TÜBİTAK Araştırmacı Bilgi Sistemi (ARBİS) veri tabanına kayıtlı yetkin bilim insanlarından oluşması, (Yurtdışında yaşayan yabancı kişilerin ARBİS üyeliği aranmamaktadır.)
i. Etkinlik yürütücüsünün düzenlenen etkinliğin başlama tarihi esas alınarak son 1 yıl içinde bir defadan fazla bu destek programından yararlanmamış olması *,
j. Etkinlik düzenleme kurulu üyelerinin yurt içinden en az 3 farklı üniversite/araştırma kuruluşu mensubu bilim insanından oluşması (Üyelerin, daha az sayıda farklı üniversite/araştırma kuruluşundan olması durumunda, etkinlik kurum içi etkinlik olarak kabul edilecek ve bilimsel değerlendirmeye alınmadan ön inceleme aşamasında iade edilecektir.),
k. Etkinliğin başlama tarihi ile ilgili başvuru dönemine ait son başvuru tarihi arasında en az 45, en çok 270 günlük bir süre olması. (Etkinlik düzenlendikten sonra yapılan başvurular kabul edilmez.)
Etkinlik türünün çalıştay veya kolokyum olması halinde c,d,e,f ve j maddelerindeki şartlar aranmaz.
* Aynı etkinlik için son 1 yıl içinde birden fazla destek verilmez.
** TÜBİTAK tarafından doğrudan desteklenecek çalıştay, sempozyum, kolokyum vb. etkinliklerde a ve b maddeleri dışındaki başvuru koşulları aranmaz.